Operations Coordinator

JIC roste a s ním i nároky na to, aby procesy a projekty uvnitř organizace fungovaly hladce. Hledáme zkušeného koordinátora/ku, který/á umí věci samostatně dotáhnout od nápadu po zavedení – ať jde o interní projekt, zlepšení procesu, nebo koordinaci mezi týmy. Stanete se klíčovým členem týmu vedení JIC, reportovat budete Jindrovi, našemu COO. Zároveň budete úzce spolupracovat i s Petrem, naším CEO.

Co zvládnete za první 3 měsíce?

• Seznámíte se s chodem organizace, klíčovými týmy a interními procesy napříč celým JICem;
• Získáte vhled do běžících projektů na JICu a začnete pomáhat s jejich koordinací;
• Zorientujete se v agendě podpory vedení a začnete v ní samostatně fungovat;
• Zmapujete si aktuální stav rozcestníku a interních dokumentů a navrhnete první konkrétní zlepšení;
• Uděláte si přehled o systému sledování metrik a kvartálních reportů, se kterým pracuje tým vedení;
• Osvojíte si AI nástroje, které tým používá pro podporu procesů, a začnete je sami/samy nastavovat a přizpůsobovat potřebám týmu;
• Zapojíte se do přípravy podkladů pro valnou hromadu a dozorčí radu JIC;
• Ve spolupráci s finančním týmem se seznámíte s agendou smluv a fakturace, kterou budete podporovat.

Jaké budou vaše cíle pro první rok?

• Samostatně budete koordinovat alespoň jeden konkrétní interní projekt nebo zlepšení procesu v rámci JICu;
• Aktivně budete vyhledávat příležitosti, kde procesy nebo koordinace mezi týmy váznou, a navrhovat řešení z vlastní iniciativy;
• Naplánujete a zorganizujete porady vedení, steering boardy, výjezdní a celofiremní akce, včetně koordinace programu a kompletace prezentací a jiných podkladů;
• Převezmete plnou správu a rozvoj rozcestníku s přehledem interních dokumentů;
• Podpoříte Jindru a tým vedení při sledování metrik, přípravě kvartálních reportů a plánování cílů;
• Zajistíte kompletní organizaci a koordinaci setkání valné hromady a dozorčí rady JIC;
• Nastavíte a zefektivníte využívání AI nástrojů v agendě, kterou máte na starosti;
• Stanete se spolehlivou oporou pro Petra a Jindru v řízení agendy týmu vedení i v komunikaci napříč JICem.

A k tomu budete potřebovat:

Hledáme zkušeného člověka, který má za sebou praxi s vedením nebo koordinací interních projektů či procesů, nejen s klasickou administrativní podporou. Neobejdete se bez proaktivity, schopnosti dotahovat věci samostatně do konce a chuti zavádět a zlepšovat to, co nefunguje. Budete potřebovat velmi dobré komunikační schopnosti, a to i napříč týmy. Očekáváme ochotu učit se a pracovat s AI nástroji tak, abyste časem dokázali i navrhovat zlepšení pomocí těchto nástrojů. Podstatná je u této role časová flexibilita, bezchybný písemný projev v češtině a znalost angličtiny.

Koho do svého týmu Jindra hledá?

"Potřebuji někoho, kdo mi bude parťákem nejen v agendě týmu vedení, ale kdo dokáže vidět a řešit věci v širším kontextu celého JICu. Nehledám člověka, který čeká na zadání – hledám člověka, který si všimne, kde to skřípe, a sám/sama navrhne řešení."

Úvazek: 0,8–1,0 HPP (dle domluvy)